Le B-A-BA de la gestion de projet
Peu importe qu’il s’agisse de raisons personnelles ou professionnelles, chacun est amené à réaliser des projets au cours de sa vie. Pour bien démarrer, la rédaction vous propose les éléments essentiels à connaître sur le sujet, ainsi que les outils logiciels incontournables.
Un projet se caractérise avant tout par sa durée limitée dans le temps. En effet, tout projet est constitué d’un début et d’une fin. Cependant, une grande partie d’entre eux n’atteignent pas la fin attendue et prédéfinie en amont pour diverses raisons. Seulement, en s’assurant une correcte organisation et l’appui de bons outils de gestion de projets, les chances d’atteindre l’objectif grandiraient considérablement.
Les critères contribuant à améliorer les chances de réussite d’un projet
Un projet concerne souvent un groupe de personnes. En ce sens, il est important de s’assurer de l’adhésion de chacun au projet et que l’ensemble du groupe ait le même objectif. Par ailleurs, le projet s’établit par définition dans le temps. Il nécessite alors une préparation rigoureuse d’autant plus que le plan d’action défini peut rencontrer quelques barrières nécessitant une légère modification du plan initial. En s’assurant une préparation adéquate en amont du projet, le pilote du projet pourra plus facilement faire face aux difficultés du quotidien.
Présentation vidéo en 2 minutes
Pour un aperçu synthétique et pédagogique, vous pouvez consulter cette présentation des principes de gestion de projet.
Aussi, un projet est difficilement réalisable seul. En ce sens, il est important de s’entourer des bonnes compétences afin de s’assurer de l’aboutissement de celui-ci. Par exemple, pour un projet de digitalisation des processus d’une entreprise, il est primordial de dénicher les talents capables de développer l’outil digital en question. Ainsi, avant le lancement du projet, chaque pilote de projets devra consacrer du temps à l’identification des compétences nécessaires à l’atteinte de l’objectif.
Une fois entré dans la réalisation du projet, le pilote devra assurer le suivi des actions tout en comparant le réel au planifié. En effet, il pourrait avoir sous-estimé la complexité d’une tâche rendant plus difficile l’atteinte de l’objectif dans la période définie. En ce sens, un outil de reporting serait le bienvenu afin d’avoir un rendu visuel sur l’ensemble des tâches du projet.
Enfin, en fin de projet, il est important de pouvoir capitaliser sur les actions du projet. Par ce retour d’expérience, le pilote collectera l’ensemble des bonnes pratiques du projet afin de les appliquer lors d’un projet dans le futur. En parallèle, la capitalisation permet aussi de s’assurer de ne pas reproduire les erreurs du passé.
Les outils de gestion de projets
Les nombreux échecs lors de la réalisation d’un projet sont souvent le fruit d’une mauvaise préparation en amont, ainsi que d’un suivi imparfait laissant apparaître quelques dérives par rapport à l’objectif initial. C’est pourquoi de nombreux outils d’aide à la gestion de projets ont vu le jour dernièrement afin d’apporter une aide et un appui au pilote.
Selon la nature du projet (professionnel ou grand public), la liste des outils est longue. Globalement, des outils comme Microsoft Project ou PRINCE2 s’adressent particulièrement au monde de l’entreprise avec une planification poussée et adéquate aux projets complexes.
Pour des outils plus grand public, on peut citer Monday.com qui est un logiciel en ligne totalement dédié à la gestion de projets. Celui-ci présente l’avantage de pouvoir réaliser un suivi à partir d’un modèle déjà existant et de pouvoir l’adapter selon vos besoins.